Guida alla tutela della privacy dei dipendenti

Videosorveglianza nei luoghi di lavoro e geolocalizzazione di veicoli e dispositivi utilizzati dai lavoratori: ecco cosa è permesso, cosa è obbligatorio e cosa è vietato al datore di lavoro.

La sorveglianza video degli ambienti di lavoro e la localiz­zazione territoriale di veicoli e dispositivi in uso ai dipenden­ti sono sempre più frequenti: si tratta di un argomento di stringente attualità, anche perché il progresso tecnologico ha reso gli strumenti in questione molto più occultabili e invasivi rispetto al pas­sato, determinando un’ulteriore situazione di svantaggio del dipendente, in aggiunta alla già ridotta capacità negoziale con il titolare.

Per contro, lo stesso datore di lavoro, a fronte di un’offerta di servizi sempre più articolata e ricca di potenzialità, si trova nella posizione di chi vorrebbe ottimizzare le attività lavorative, ma non ha, spesso, la percezione dell’impatto che i singoli trattamenti potrebbero avere sui dipen­denti, anche per l’effetto “deflagrazione” che si può innescare all’interno di un’organizzazione complessa - per esempio quando si verifica la necessità di trattamento indiretto dei dati da parte dell’ufficio che provvede alla rendicon­tazione delle spese legate ai veicoli aziendali o quando l’ufficio risorse umane ha interesse a rile­vare eventuali condotte che potrebbero mettere a repentaglio l’incolumità del dipendente e dei suoi colleghi.

A tutela di entrambe le parti (datore di lavoro e dipendente) occorre quindi delimitare con cer­tezza le regole entro cui è possibile operare e, so­prattutto, individuare i controlli e gli indicatori del comportamento corretto o dell’acquisizione illecita delle immagini. In sostanza, è necessa­rio tracciare i confini tra quello che è ammes­so secondo l’ordinamento vigente, quello che è ammesso a determinate condizioni e quello che invece è vietato.

Considerazioni legali sulla videosorveglianza dei luoghi di lavoro

La videosorveglianza degli spazi in cui si muovo­no oppure operano i dipendenti è un argomento delicato, che richiede la comprensione approfon­dita delle norme che regolano il trattamento dei dati personali e la tutela dei lavoratori. Prima di implementare qualsiasi forma di videosorve­glianza, pertanto, i datori di lavoro dovrebbero valutare le modalità del trattamento ipotizzato, i risultati che intendono ottenere e gli effetti che potrebbero derivarne ai dipendenti.

La logica del Regolamento UE 679/2016 si basa sul principio di minimizzazione (non si devono trattare dati in eccesso rispetto alla finalità da perseguire) e su quello di trasparenza (l’inte­ressato dev’essere informato del trattamento prima che questo abbia inizio). Qualsiasi trat­tamento che coinvolga il dipendente, inoltre, deve rispettare le prescrizioni della Legge 300/1970 (Statuto dei lavoratori), che vieta il controllo a distanza dei dipendenti, concetto oltremodo generico e, soprattutto, difficilmente discernibile dal controllo delle aree sottoposte a sorveglianza.

Telecamere sì o no? Negli ambienti esterni…

Occorre innanzitutto distinguere le aree interne da quelle esterne, in virtù delle diverse finalità del trattamento: il controllo di un’area esterna, infatti, è solitamente finalizzato alla tutela del patrimonio aziendale e rientra quindi sicura­mente tra le attività di trattamento ammesse an­che dall’art. 4 della Legge 300/1970; tuttavia, in talune circostanze, può ugualmente derivarne il controllo a distanza del dipendente, per esempio nel caso in cui le immagini venissero utilizzate a posteriori per ricostruire il comportamento di un addetto alla guida del muletto che si muove nelle aree di carico e scarico di un insediamento industriale. Non è di particolare aiuto neppure la disposizione del secondo comma dell’art. 4, che riguarda gli strumenti utilizzati dal dipendente per effettuare la prestazione lavorativa.

Nel caso dell’addetto al muletto di cui sopra, per esempio, un’interpretazione estensiva del concetto può ben ricomprendere l’attività svolta dal lavoratore, che deve rispettare precise regole volte a garantire la sicurezza degli altri operai e la corretta gestione delle merci. Una violazione in quest’ambito, quindi, può essere contestata an­che tramite le immagini della videosorveglianza ma non desunta esclusivamente da esse, poiché il già citato divieto di controllo a distanza consen­te di utilizzare le riprese come prova documen­tale, ma non come strumento di accertamento dell’illecito.

Questo significa che, in sostanza, si possono visionare le immagini delle telecamere per ac­certare com’è avvenuto un sinistro già perve­nuto all’attenzione del datore di lavoro (magari tramite segnalazione di altri dipendenti), ma non è consentito scorrere le immagini senza alcuna ragione allo scopo di verificare se il dipendente guidi il mezzo in modo prudente e adeguato al contesto in cui sta operando.

…e in quelli interni

Per quanto riguarda le aree interne, senza dubbio è possibile controllare la zona in cui vengono ammessi eventuali visitatori, dal momento che la reception è un luogo in cui la sicurezza delle per­sone dev’essere garantita anche a beneficio degli estranei - e comunque in ogni caso, per evitare che qualcuno possa introdursi nell’edificio senza autorizzazione o senza essere accompagnato, a maggior ragione se nell’edificio sono presenti aree a rischio.

La videosorveglianza non può es­sere utilizzata, invece, per controllare gli ingressi e le uscite dei dipendenti, poiché a tale compito è destinato il sistema di rilevazione delle presenze. In alcuni provvedimenti, addirittura, l’autorità Garante per la protezione dei dati personali ha esortato i datori di lavoro a prevedere accessi riservati al personale e comunque a evitare di inquadrare il dispositivo di timbratura.

La sorveglianza delle aree interne è invece nor­malmente preclusa negli spazi in cui il dipenden­te esercita le proprie libertà individuali o svolge l’attività lavorativa, con le dovute eccezioni. Per esempio, nel caso dei negozi, da un lato è vietato inquadrare le postazioni di lavoro, gli spogliatoi, gli ingressi dei bagni, mentre dall’altro è legitti­mo posizionare le telecamere anche nelle aree aperte al pubblico (come le casse e gli scaffali dov’è posizionata la merce), poiché il diritto alla tutela del patrimonio contro furti e danneggia­menti prevale sull’interesse del singolo individuo a non essere ripreso.

Anche in questo caso, le immagini non potranno mai essere utilizzate per l’accertamento di un illecito del dipendente, ma solo come eventuale strumento di verifica di un fatto già pervenuto all’attenzione del datore di lavoro tramite altri canali (come un ammanco di cassa, con conse­guente controllo dei filmati per individuare il responsabile della sottrazione).

Condizioni per l’utilizzo delle immagini

Il Regolamento UE sulla tutela dei dati personali stabilisce, in ogni caso, delle priorità che devo­no essere rispettate, pena l’inutilizzabilità delle immagini. Al generale obbligo di informazione dell’interessato, che deve essere ottemperato tramite cartelli e avvisi (visibili anche nelle ore notturne e idonei a informare i lavoratori della presenza delle telecamere e delle modalità di registrazione e conservazione delle immagini), si affianca la necessità del trattamento, che de­v’essere giustificato anche dall’impossibilità di esercitare i controlli con strumenti diversi e con pari efficacia.

L’art. 4 della Legge 300/1970 prescrive inoltre l’obbligo di stipulare un accordo con le rappre­sentanze sindacali aziendali o, in subordine, di acquisire l’autorizzazione all’installazione dell’impianto da parte della Direzione Territo­riale del Lavoro (o Ufficio del Lavoro) competente per territorio.

È un buon adempimento, apprezzabile anche in sede di contenzioso, la redazione di un discipli­nare sulla videosorveglianza da distribuire ai dipendenti, affinché siano a conoscenza dell’in­stallazione delle telecamere, del loro posizio­namento, delle finalità e modalità di raccolta e conservazione delle immagini e della possibili­tà che, in caso di sinistro o evento rilevante, le riprese potrebbero essere utilizzate anche per l’accertamento di eventuali illeciti a carico del dipendente.

Considerazioni sulla geolocalizzazione di autovetture e dispositivi

Per la geolocalizzazione di autoveicoli e disposi­tivi digitali, sono in vigore norme e prassi sostan­zialmente equiparabili a quelle già descritte per la videosorveglianza, con le necessarie distinzio­ni legate alla tipologia di trattamento.

La geolocalizzazione è sicuramente consentita per tenere sotto controllo i consumi dei veicoli e per garantirne la manutenzione, elemento che, peraltro, non riguarda solo gli aspetti economici (che sono l’interesse principale dell’azienda) ma anche l’incolumità del dipendente e il suo diritto ad avere un mezzo sempre in piena efficienza per lo svolgimento delle prestazioni lavorative. Nella pratica, tuttavia, è necessario che il mezzo sia chiaramente identificato come geolocalizzato, con adesivi e vetrofanie da applicare priorita­riamente sullo sportello del guidatore (affinché l’autista non possa salire sul mezzo senza pren­derne visione).

I dati della geolocalizzazione, come le immagi­ni delle telecamere di videosorveglianza, non possono essere utilizzati per controllare il di­pendente durante la prestazione lavorativa, ma è ammesso l’uso del dispositivo per organizzare al meglio i servizi di assistenza e manutenzio­ne o le consegne delle merci, poiché il centro di controllo può ottimizzare il percorso del mezzo (e, indirettamente, del dipendente), smistando le chiamate o gli ordini nel modo più efficace così da ridurre le percorrenze e i tempi di interven­to. La conservazione delle immagini e dei dati di geolocalizzazione è direttamente connessa alla finalità del trattamento e varia in base alle esigenze di documentazione.

Se assegnata in modo permanente a un dipen­dente, l’autovettura dovrebbe essere dotata an­che di un dispositivo di disattivazione del geolo­calizzatore, in modo che il lavoratore sia in grado di fruire liberamente delle pause e utilizzare il mezzo per uso proprio (se previsto dal contratto di lavoro).

Le medesime regole valgono anche per la geo­localizzazione tramite dispositivo portatile o indossabile, il cui scopo è quello di ottimizzare l’attività lavorativa - e non quello di effettuare il monitoraggio sistematico della prestazione di lavoro, che contrasterebbe con il principio di salvaguardia della dignità del dipendente di cui all’art. 4 dello Statuto dei lavoratori.

Anche se dal punto di vista di chi utilizza un dispositivo come lo smartphone (che segue il dipendente in ogni istante della vita privata e lavorativa) la questione può sembrare banale, dal punto di vista giuridico la distinzione è sostan­ziale, perché l’applicazione per la registrazione delle presenze, per esempio, deve acquisire e tra­smettere la posizione geografica non autonoma­mente o su impulso del datore di lavoro, ma solo nel momento in cui è il dipendente a scegliere di “timbrare” il cartellino digitale; qualunque altro utilizzo sarebbe illecito e comporterebbe (oltre che sanzioni per il datore di lavoro) l’inutilizza­bilità dei dati a qualunque fine.

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Come funziona per i device indossabili

I dispositivi indossabili sono strettamente connessi alla prestazione lavorativa, per cui in questo caso la rilevazione delle attività è direttamente legata alle performance del dipendente. Se in dottrina permangono perplessità sull’uso nelle industrie di tali dispositivi, che inducono inevitabilmente nel lavoratore una situazione di ansia da prestazione, occorre anche rilevare che, in determinate situazioni, la geolocalizzazione è uno strumento sicuro per tenere sotto controllo aree a elevato rischio, dove l’accesso del dipendente non autorizzato dev’essere assolutamente evitato e dove l’adozione dei dispositivi di protezione individuale è indispensabile per garantire l’incolumità delle persone.

In tali situazioni, il monitoraggio dei dispositivi indossabili, che si attivano solo al passaggio in prossimità di determinati varchi e trasmettono la posizione al centro di controllo, è finalizzato a tutelare l’incolumità del dipendente e non a censurarne o monitorarne il rendimento lavorativo; deve quindi ritenersi ammissibile pur in presenza delle cautele legislative (disciplinare sull’uso dei dispositivi, informazioni diffuse periodicamente, accordo sindacale o autorizzazione della Direzione Territoriale del Lavoro).

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Buone pratiche

Nonostante le questioni, indubbiamente rilevan­ti, legate al trattamento lecito dei dati acquisiti tramite geolocalizzazione o videosorveglianza, nella realtà tali strumenti di ausilio alle attivi­tà lavorative possono offrire diversi vantaggi a datori di lavoro e dipendenti. Uno dei principali benefici è la sicurezza sul luogo di lavoro: la pre­senza di telecamere di videosorveglianza può fungere da deterrente per comportamenti super­ficiali o illeciti (colposi o dolosi), anche da parte di terzi, e contribuire a creare un ambiente di la­voro più sicuro. Assieme alle telecamere, inoltre, i sistemi di geolocalizzazione possono aiutare le squadre di soccorso a individuare e a soccorrere più rapidamente i dipendenti in caso di incidente sul lavoro, atto doloso o calamità naturale.

Per garantire una corretta implementazione del­la videosorveglianza e della geolocalizzazione nei luoghi di lavoro, è importante seguire alcune indicazioni. Innanzitutto, i datori di lavoro devono condurre una valutazione dei rischi per determinare la necessità e la proporzionalità della sorveglianza, secondo un bilanciamento di interessi che con­senta di valutare se il diritto alla riservatezza del dipendente è soccombente rispetto all’esigenza di garantire la sicurezza dei lavoratori e la tutela del patrimonio aziendale o se è possibile ricor­rere a meccanismi o metodi meno invasivi, che garantiscano il raggiungimento dei medesimi risultati con minor impatto per gli interessati. Il metro di valutazione non dev’essere solo lo sforzo economico, ma soprattutto la tutela dei diritti.

Inoltre, il datore di lavoro deve informare i di­pendenti, in modo chiaro e trasparente, dell’e­sistenza dei sistemi di videosorveglianza e di geolocalizzazione, spiegando la finalità e le mo­dalità di utilizzo delle informazioni raccolte. L’installazione di nuovi impianti e l’adozione di nuovi dispositivi o software dedicati dovrebbe essere preceduta da incontri con i dipendenti e con le rappresentanze sindacali, per spiegare il funzionamento e le finalità degli strumenti e, so­prattutto, le modalità di utilizzo dei dati raccolti.

Infine, i datori di lavoro devono garantire, at­traverso adeguate misure di sicurezza anche organizzative, che le informazioni relative ai di­pendenti siano accessibili ai soli soggetti autoriz­zati a trattarle, con modalità idonee a garantire la riservatezza, la disponibilità e l’integrità dei dati per il solo tempo necessario a perseguire la finalità dichiarata; bisogna inoltre escludere in radice, ove fattibile, la possibilità che i dati ven­gano utilizzati per discriminare o controllare il dipendente durante l’attività lavorativa allo sco­po di censurarne o condizionarne il rendimento.

Scelta degli strumenti

Anche la scelta degli strumenti è fondamentale per garantire una corretta implementazione del­le misure di sicurezza nel rispetto della discipli­na posta a tutela dei dati personali.

Il progetto del sistema di videosorveglianza non dev’essere focalizzato solo sulla risoluzione e sul­le funzionalità delle telecamere, ma deve preve­dere la cifratura dei dati già durante l’acquisi­zione da parte della videocamera; le modalità di comunicazione e archiviazione devono essere altrettanto protette, affinché si possa garantire la riservatezza anche in caso di accesso non au­torizzato al DVR.

Per la geolocalizzazione dei veicoli e dispositivi aziendali dev’essere adottato lo stesso tipo di ap­proccio, con misure di cifratura e di protezione delle comunicazioni tra localizzatore e server che impediscano l’utilizzo dei dati a soggetti non autorizzati.